مستندسازی برنامه های پیش نیازی | استاندارد 13963 | شرکت ثریا
قسمت سوم
فصل دوم: مسوولیت و تعهد مدیر ارشد در اجرای برنامه های پیش نیازی
یادداشت مولف: این بخش از این کتاب، بر اساس تجربیات عملی در اجرای برنامه های اجرایی در سازمان های گوناگون تولید مواد غذایی توسط مولفین به الزامات و نیازمندی های اصلی برنامه های پیش نیازی بر اساس آنچه در استاندارد ISO/TS22002-1 تعیین شده است، افزوده شده است.
اجرای برنامه های پیش نیازی به تامین منابع نیاز دارد. این منابع می تواند شامل منابع مالی، منابع انسانی، زیرساخت ها شامل تجهیزات و ابزارها، ساختمان ها و فضاهای کاری باشد.
برای اجرای اثربخش و موثر برنامه های پیش نیازی، نقش مدیر ارشد سازمان به عنوان پشتیبان و تامین کننده منابع مورد نیاز بسیار مهم است.
مدیرارشد با حضور مستمر در جلسات و پیگیری اجرای برنامه های پیش نیازی باید تعهد خود به اجرای این اصول نشان دهد.
آنچه مدیر ارشد سازمان باید به عنوان تعهدات خود در اجرای برنامه های پیش نیازی نشان دهد شامل این موارد است که می تواند در زمان تصمیم به اجرای برنامه های پیش نیازی، به عنوان بخشی از الزامات درون سازمانی توسط سازمان به الزامات اصلی این برنامه ها، اضافه شود.
موضوع مهم این که در صورت عدم وجود تعهد مدیر ارشد به اجرای الزامات برنامه های پیش نیازی و تامین نشدن منابع لازم در این مورد از طرف مدیرارشد، هر اقدامی در سطح مدیران میانی، کارکنان و کارگران سازمان با احتمال زیادی با شکست یا کارآیی و اثربخشی در سطح پایین روبرو خواهدشد.
1-2-مشارکت مدیرارشد:
سازمان باید دارای خط مشی ایمنی و بهداشت مواد غذایی باشد و این خط مشی در قسمت های مورد نظر کارخانه نصب شود.
لازم است تا مدیر ارشد در زمان های مناسب از خط بازدید کند و با متصدیان و کارگران و مدیران در خط تولید در مورد رعایت الزامات ایمنی و بهداشت مواد غذایی گفتگو و آنها را به این موضوع تشویق کند.
مدیر ارشد باید از اصول برنامه های پیش نیازی PRPs آگاهی کامل داشته باشد و خود در کارگاه های آموزشی مربوط به برنامه های پیش نیازی شرکت کند.
2-2- ارتباط با سطوح تولید / برگزاری جلسات روزانه / هفتگی / ماهیانه:
برای دریافت اطلاعات تولید و به روز کردن اطلاعات مدیریت ، باید جلسات و نشست های منظم روزانه تا ماهیانه مطابق با برنامه ای از پیش طرح ریزی شده ،برگزار شود موضوع های مورد نظر برای جلسات روزانه هفتگی یا ماهیانه را می توان در عنوان های زیر دسته بندی کرد:
کیفیت و سطح بهداشت مواد خام و محصول در روزهای گذشته
مشکلات خط و نقایص تجهیزات به ویژه موضوعات مرتبط با بهداشت و ایمنی مواد غذایی
تعداد شکایات رسیده با تمرکز بر موضوع شکایات مربوط به امنی و بهداشت مواد غذایی
مواد خام مرجوعی
کالاهای صدمه دیده یا مرجوعی
برنامه های توسعه ی محصول
برای اطمینان از تولید محصول ایمن و با کیفیت و اجرای به موقع اقدامات اصلاحی،ارتباط با سطح تولید ضروری است. ارتباط دو جانبه بین مدیر ارشد و سایر بخش های مرتبط با موضوع ایمنی و بهداشت محصول، باعث اطمینان از اجرای برنامه های پیش نیازی می شود.
3-2-نقش و مسوولیت های مدیریت:
اجرای موفق برنامه های پیش نیازی به تعهد مدیر ارشد بستگی دارد. مطلع شدن مدیریت از محتوای برنامه پیش نیازی ضروری است.
مدیریت باید تعهد خود را نسبت به اجرای برنامه تشریح کرده و آن را به اطلاع همکاران برساند.
برای اجرای صحیح برنامه های پیش نیازی اجرای موارد زیر ضروری است:
مطلع کردن همه ی کارکنان از تعهد مدیر ارشد
شفاف کردن نحوه ی اجرای و حفظ نگهداری اثربخش برنامه های پیش نیازی
تعیین منابع مورد نیاز برای اجرای برنامه های پیش نیازی
تعیین مسوولیت ها و اختیارات کاکنان برای اجرای برنامه های پیش نیاز ی
افزایش شناخت نسبت به برنامه و تعهدات در برابر الزامات برنامه های پیش نیازی
افزایش ارتباط بین کلیه ی سطوح مدیریتی، کارکنان و کارگران
ساده سازی ارتباط و همکاری بین مدیران تولید و کنترل کیفیت
اطمینان از آگاهی و صلاحیت و تعهد کارکنان و کارگران به اجرای صحیح الزامات برنامه های پیش نیازی
اقدامات بسیار مختلفی برای تشریح نقش و وظایف مدیریت در برنامه وجود دارد.نمونه هایی از این موارد می تواند شامل این موضوعات باشد:
تهیه نمودار سازمانی که ساختار شرکت را نشان دهد.
تهیه ی شرح وظایف کارکنان در تمام سطوح مدیریتی/ کارکنان/ کارگران
شفاف کردن ارتباط بین بخش های مختلف سازمان به طور مثال، بخش بازرگانی (خرید و فروش) بخش نگهداری و تعمیرات و به ویژه بخش های تولید و کنترل کیفیت و تعیین ساز و کار حل مشکلات
تهیه ی خط مشی ایمنی مواد غذایی سازمان
تهیه ی جدول یا برنامه ی ممیزی داخلی
مستند سازی کامل و دقیق اقدام های پیشگیرانه و اصلاحی و استفاده از آنها برای جلوگیری از بروز دوباره عدم انطباق ها
تعهد مدیریت برای آموزش کارکنان بر اساس مسوولیت ها، نقش ها و ظایف آنها
برگزاری جلسات مختلف برای پیگیری اجرای برنامه و حل موارد نامنطبق در سازمان
اینکه اجرای همه ی این موارد توسط مدیریت سازمان انجام شود توصیه نمی شود. بلکه این موارد باید توسط مدیران میانی و افراد دارای صلاحیت انجام شود. موارد یاد شده راه هایی است که می تواند تعهد مدیران را به اصول برنامه های پیش نیاز ی و وظایف آنها را در سازمان مشخص کند.
4-2-تعیین صلاحیت افراد:
با توجه به قوانین سازمان غذا داروی ایران،توصیه می کنیم، مسوول فنی (منظور فرد دارای صلاحیت و پذیرفته شده از طرف سازمان غذا دارو برای انجام وظایف مربوط به کنترل های بهداشتی مواد اولیه، محصول حین فراوری و محصول نهایی است) سمت مدیر کنترل کیفیت سازمان را نیز داشته باشد. این موضوع به اطمینان از اجرای وایف بخش کنترل کیفیت کمک می کند.
توصیه می شود، کارشناسان و مدیران سازمان به ویژه در بخش های مرتبط با ایمنی مواد غذایی، دارای مدارک تحصیلی مرتبط با شغل خود و بایدتجربه ی کافی در زمینه فعالیت های خود داشته باشند.
افراد مرتبط با موضوعات ایمنی و بهداشت مواد غذایی در سازمان باید به خوبی آموزش دیده باشند و گزارش های خود را روزانه به مسوول فنی یا مدیر کنترل کیفیت یا مدیر اجرایی برنامه های پیش نیازی و یا هر فرد تعیین شده و دارای صلاحیت در امور بهداشت مواد غذایی سازمان ارایه دهند.
5-2- تیم بهداشتی آموزش دیده ( گروه اجرایی PRPs):
تشکیل یک تیم اجرایی برای برنامه های پیش نیازی می تواند کمک زیادی را به سازمان برای اجرای اثربخش برنامه های پیش نیازی کند. البته موضوع تشکیل تیم اجرایی برنامه های پیش نیازی یک موضوع اجباری نیست، اما توصیه نویسندگان این هست که به طور ویژه این تیم اجرایی تشکیل شود. این تیم باید با توجه به نوع واحد فراوری، تیم بهداشتی برای اجرای اصول برنامه های پیش نیازی تشکیل شود. پیشنهاد این هست که در صورتی که سازمان استانداردهای ایمنی مواد غذایی مانند ایزو 22000 یا آیین کار تجزیه و تحلیل خطر و کنترل نقاط بحرانی HACCP را اجرا کرده است، تیم اجرای برنامه های پیش نیازی و تیم ایمنی مواد غذایی را با هم ادغام نماید.
تیم اجرای برنامه های پیش نیازی باید کارگاه های آموزشی لازم را مانند آموزش استفاده از مواد شوینده و گندزدا، برنامه های پاکیزه سازی و ضدعفونی، شناخت سموم مجاز دفع آفات و برنامه های مبارزه و کنترل آفات و احتیاط های ایمنی، بهداست فردی و نظایر آن را بگذرانند.
تمامی کارگران درگیر در فعالیت های بهداشتی با توجه به وظایف خود باید آموزش های بهداشتی را طی کنند. مدیر و تمامی بازرسان خط تولید باید دوره ی آموزشی اصول بهداشت مواد غذایی را طی کنند.
6-2-مشارکت در بهداشت و کنترل کیفیت محصول:
مدیران در کلیه ی سطوح باید نسبت به تولید ایمن و سالم محصول متعهد باشند. مسوولیت های مدیران بخش های مختلف از نقطه نظر مسایل بهداشتی و اجرای برنامه های پیش نیازی باید به خوبی تعریف و درک شود. مدیران باید از اصول برنامه های پیش نیازی آگاهی داشته باشند و مجموعه ی تحت مدیریت خود را آگاه سازند. تعهد آنها نسبت به اجرای اصول برنامه های پیش نیازی نباید فراموش شود.
7-2-گزارش دهی و رویه های اصلاحی:
تمامی گزارش های صادر شده در مورد عدم انطباق های شناسایی شده (عدم انطباق به معنی برآورده نشدن یک الزام است.به طور مثال عدم رعایت دما تعیین شده برای نگهداری مواداولیه در انبار یا سردخانه ها یک الزام است که رعایت نشده است و یک عدم انطباق محسوب می شود.) به دنبال نتایج ارزیابی ها یا بازرسی های بهداشتی، نگهداری محصول، شکایات مشتری و نظایرآن باید همراه با نتایج اقدام اصلاحی و ارزیابی اثربخشی اقدامات انجام شده باشد.
8-2-ممیزی داخلی:
برای تعیین نقاط قوت و ضعف در اجرایی برنامه های پیش نیازی و نشان دادن مناسب بودن اقدام های اصلاحی انجام شده، باید ممیزی داخلی انجام شود.
افراد، مجاز به ممیزی داخلی مجموعه ی خود نیستند (این موضوع شرط استقلال در ممیزی نامیده می شود.) در صورتی که سازمان در شرایطی است که نمی تواند توسط کارکنان خود ممیزی داخلی را انجام دهد، به طور مثال به دلیل تعداد کم کارکنان و تعدد وظایف نمی تواند شرط استقلال را رعایت کند یا کارکنان به دلایل درون سازمانی نمی توانند با رعایت اصل بی طرفی ممیزی داخلی را انجام دهند (به طور مثال وجود روابط کاری و دوستی در محیط کار که می تواند مانع از اجرای یک برنامه ممیزی بی طرفانه شود) در این صورت سازمان می تواند از یک یا چند ممیز خارجی دارای صلاحیت برای انجام ممیزی های داخلی خود استفاده کند. اطمینان از اجرای اثربخش ممیزی های داخلی بخشی از تعهدات مدیر ارشد در سازمان است.
• الزامات ارزیابی
آنچه در ارزیابی الزامات فصل دوم باید مورد توجه قرار دهید:
جدول-1 پرسش های ارزیابی فصل دوم : تعهد مدیر ارشد
| ردیف | هدف از ارزیابی آنچه باید ارزیابی کنید | شواهدی که باید بررسی کنید | ممکن است یک یا چند مورد از شواهد در سازمان وجود داشته باشد |
| 1 | اطمینان از تعهد مدیر ارشد به اجرای الزامات برنامه های پیش نیازی | خط مشی مربوط به ایمنی و بهداشت مواد غذایی که در آن تعهد به رعایت الزامات برنامه های پیش نیازی شده باشد. | میزان آگاهی مدیر ارشد در مورد خط مشی تدوین شده |
| 2 | اطمینان از ارتباط اثربخش بین مدیر ارشد،مدیران میانی و کارکنان و کارگران در مورد برنامه های پیش نیازی | متن صورتجلسه ها، نتایج تصمیمات کاری اتخاذ شده در هر جلسه | صورتجلسات، گزارش برگزاری جلسات، لیست افراد حاضر در جلسات، پرسش از حاضرین در جلسات در مورد موضوعات بررسی شده و نتایج آن |
| 3 | بررسی سطح تعهد مدیر ارشد سازمان در مورد رعایت الزامات برنامه های پیش نیازی |
سوابق جلساتی که مدیر ارشد در مورد پیشرفت برنامه ها پیش نیازی با کارکنان داشته است.
بررسی خط مشی ایمنی و بهداشت مواد غذایی
تدوین شرح مسوولیت ها و اختیارات مدیران میانی و اطمینان از آگاهی ایشان در مورد مسوولیت های خود در برنامه های پیش نیازی
|
صورتجلسات،گزارش برگزاری جلسات ،لیست افراد حاضر در جلسات
متن خط مشی ایمنی و بهداشت مواد غذایی
سند مربوط به شرح مسوولیت ها و اختیارات کارکنان مرتبط با برنامه های پیش نیازی
نمودار سازمانی
سند مربوط به معرفی اعضای تیم اجرای برنامه های پیش نیازی به طور مثال احکام مربوط به انتصاب افراد در این تیم
|
.
.
برای اطلاع از شرایط مستند سازی و مشاوره، فرم پیش مشاوره برنامه های پیش نیازی را تکمیل نمایید. مشاوران شرکت ثریا با شما تماس خواهند گرفت.
